Cette page contient les activités qui doivent être faites sur une base continue par les webmestres pour assurer le bon entretien du site du club et la qualité de son contenu.

Le/la webmestre responsable de la gestion de la maintenance du site du club (WRM) est Sylvain Garneau. Il est responsable de s'assurer que la vigie des webmestres est maintenue tout le long de l'année et ce en fonction des changements affectant le site qui surviennent en cours d'année.

Les changements sont identifiés lors des réunions mensuelles des webmestres grâce aux contacts avec le conseil d'administration et les principaux responsables d'activités.

Étapes à suivre lors des discussions à la réunion des webmestres:

1. Identification de changements au Club affectant le site par revue du compte rendu des réunions du conseil d'administration ou requête provenant de responsable d'activité.
2. Identification des pages du site affectées et des webmestres impliqués
3. Détermination, si nécessaire, d'un plan d'actions pour introduire les changements au site
4. Assignation d'un numéro séquentiel d'identification de cette mise à jour.

Après l'identification des changements et du plan d'action, chaque webmestre impliqué selon l'assignation des pages du site aux webmestres fait les actions suivantes:

1. Applique, selon le plan d'action, les changements nécessaires à chacune des pages identifiées sous sa responsabilité,
2. Met à jour la date (mois/année) du dernier changement en bas de chaque page Web affectée,
3. Met à jour, si nécessaire, le nom du responsable de la page, en bas de page Web affectée,
4. Met à jour le fichier Assignation des pages aux webmestres, colonne D Commentaires ou Problèmes à règler, avec la date du changement et le numéro du numéro d'identification du changement,
5. Informe ses collègues impliqués dans le même plan d'action de la fin de ses activités,
6. Informe le WRM de la fin de ses activités.

Mis à part des webmestres, les personnes suivantes sont aussi impliquées dans la maintenance continue du site:

• Nicole Charron, la responsable du registre des bénévoles,
• Guy Bélanger, le responsable des calendriers du mercredi et vendredi,
• Danielle Barabé, la co-responsable des ateliers,
• Roch Lafrance, responsable du contenu des pages Créations des membres.

Le compte webmestres.cimbcc@gamil.com sert à retransmettre aux webmestres les messages émis par le cPanel et WordPress. Lors de ces redirections, des messages s’accumulent dans les divers dossiers de messages de ce compte.

Une fois par année, le WRM supprime les courriels associés aux redirections dans les divers dossiers du compte webmestres.cimbcc@gamil.com.

Les dossiers de messages du compte webmestres.cimbcc@gamil.com peuvent contenir des messages qui ne sont pas associés aux transferts de messages provenant du cPanel ou de WordPress, par exemple, des messages laissés sur la page NOUS JOINDRE – QUESTION SUR LE SITE DU CLUB du site du club. Le WRM ne doit pas supprimer ces messages.

1. Révision et modification du chiffrier Excel Inventaire pages cimbcc.org vs responsables. La copie officielle de ce chiffrier se trouve dans le dossier OneDrive - Site du club de l'équipe des webmestres.
   1. Tout ajout de page, suppression de page ou changement de titre de page nécessite un changement à l'inventaire et, en conséquence, doit être communiqué au WRM par les webmestres lors de ces changements en cours d'année.
   2. Une comparaison entre le plan du site et l'inventaire est faite par le WRM pour finaliser la révision de l'inventaire.
   3. Les changements de bénévoles, de responsables d'activité ou d'éditeurs, devraient être également reflétés dans l'inventaire. Le/la responsable du registre des bénévoles doit informer, au fur et à mesure, le WRM de tout changement de responsable d'activité.
2. Révision et modification de la lettre envoyée à tous les responsables d'activités et éditeurs identifiés dans l'inventaire.
   1. La lettre qui sera envoyée à tous les bénévoles responsables du contenu et de la mise à jour des pages du site est modifiée, si nécessaire, par le WRM pour l'adapter aux besoins de l'activité pour l'année à venir. La copie officielle de cette lettre se trouve dans le dossier OneDrive - Site du club de l'équipe des webmestres.
   2. La liste de distribution électronique est modifiée pour rejoindre tous les bénévoles impliqués dans cette mise à jour (bénévoles dont les noms apparaissent au moins une fois dans les colonnes 2 ou 3 du chiffrier).
   3. Une copie, en format PDF, de l'inventaire des pages du site ne montrant que les trois premières colonnes du chiffrier (Nom de la page, Responsable du contenu, Éditeur de la page dans WordPress) est préparée en vue de sa distribution.

1. Premier envoi de la lettre avec en pièce jointe une copie PDF de l'inventaire des pages du site.
2. Correction des noms, dans l'inventaire et la liste de distribution, des responsables de mises à jour sur retour de commentaires lors de la première étape de l'activité consistant à confirmer les responsables.
3. Deuxième envoi de la lettre avec pièce jointe, si nécessaire, aux nouveaux responsables identifiés précédemment.

1. Pour chaque page du site, le responsable de la page relit la page, identifie les changements nécessaires et en informe par courriel l'éditeur de la page avec copie au WRM. Si aucun changement n'est requis, il en informe également l'éditeur avec copie au WRM.
2. À la réception d'une demande de changement sur une page, l'éditeur applique la/les modification(s), change la date de dernière révision en bas de page, et informe le responsable de contenu et le WRM que les changements ont été apportés.
3. À la réception d'une confirmation que la page ne requiert aucun changement, l'éditeur change la date de dernière révision en bas de page et informe le WRM que la page a été révisée sans changements.
4. Le WRM fait le suivi de l'activité au fur et à mesure de la réception des courriels provenant des responsables de contenu et des éditeurs. Pour ce faire, il met à jour le chiffrier Excel de l'inventaire en utilisant la colonne Commentaires ou Problèmes à régler et toutes autres colonnes si nécessaire.
5. Le WRM compare et corrige, si nécessaire, l'inventaire pour qu'il reflète le plan du site au niveau du nom des pages et de leur séquence d'apparition.
6. L'activité prend fin lorsque toutes les pages du site ont été révisées et que l'inventaire est synchrone avec le site et ses responsables.