L’ordre d’affichage des éléments est (de haut en bas) :

1. zéro ou une bannière (donc un maximum d’une bannière);
2. les calendriers de la série Facile, de la série Découverte et des archives;
3. les logos de nos partenaires;
4. le lien vers la page Facebook du club.

Note : le bloc des liens vers des sites intéressants a été supprimé.

Les outils de communication avec nos membres sont multiples et leurs capacités d'atteindre les membres varient grandement. Voici la liste de ces outils avec un pourcentage approximatif des membres rejoints par chaque outil :

1. messages hebdomadaires et ad hoc (98 %);
2. articles du CHIP (90 %);
3. messages lors de l'accueil des présentations (10 à 15 %);
4. bannières sur le site du club (inconnu, mais faible);
5. page Facebook du club (inconnu, mais faible).

Les deux premiers outils sont les plus efficaces et devraient toujours être privilégiés pour les communications qui sont destinées à tous les membres. Les autres outils (incluant les bannières) sont des supports aux deux premiers outils et ne devraient être utilisés que pour des messages qui ont déjà été transmis par les outils principaux de communication.

Les bannières sont toutes des bannières récurrentes, c’est-à-dire qu'elles reviennent chaque année, possiblement avec de légères modifications. Des bannières ad hoc ne sont pas produites pour communiquer des messages ad hoc. Les communications ad hoc doivent se faire au moyen de courriels ad hoc ou d’articles dans le CHIP, sans support d’une bannière.

Les personnes suivantes sont impliquées dans la gestion des bannières :

1. un responsable des bannières;
2. pour chaque bannière, un responsable de la bannière;
3. pour chaque bannière, un webmestre responsable de la bannière.

Le responsable des bannières exécute les tâches suivantes :

1. en août de chaque année, produit un calendrier définissant les dates d’affichage et de suppression des bannières (cliquez ici pour voir un exemple du calendrier);
2. au cours de l’année, autorise l’ajout d’une nouvelle bannière récurrente au calendrier de la prochaine année (exceptionnellement, il peut autoriser l’ajout d’une bannière au calendrier de l’année en cours).

Le responsable d’une bannière exécute les tâches suivantes :

1. définit, avec le webmestre responsable de la bannière, le contenu de la bannière;
2. fournit au responsable des bannières les dates d’affichage et de suppression des bannières.

Le webmestre responsable de la bannière exécute les tâches suivantes :

1. participe, avec le responsable de la bannière, à la définition du contenu de la bannière;
2. programme la bannière et la fait approuver par le responsable de la bannière;
3. affiche la bannière sur le site et la supprime aux dates inscrites au calendrier des bannières.

Le processus de gestion des bannières existantes est le suivant :

1. le 1er juin de chaque année, le responsable des bannières lance le processus de production du calendrier des bannières en demandant aux responsables des bannières de fournir leurs bannières pour la prochaine année ainsi que les dates d’affichage et de suppression des bannières;
2. en juin et juillet, au besoin, les responsables des bannières font modifier leurs bannières par les webmestres responsables des bannières;
3. au plus tard le 20 juillet, les responsables des bannières fournissent leurs bannières et les dates d’affichage et de suppression des bannières au responsable des bannières;
4. au plus tard le 31 juillet, le responsable des bannières fournit le calendrier des bannières à Sylvain Garneau;
5. au cours de l’année, les webmestres responsables des bannières affichent et suppriment les bannières aux dates indiquées dans le calendrier.

Le processus de gestion d’une nouvelle bannière est le suivant :

1. en cours d’année, des bénévoles peuvent demander au responsable des bannières d’ajouter des bannières au calendrier de la prochaine année;
2. après acceptation de la bannière par le responsable des bannières, un webmestre finalise le contenu de la bannière avec le demandeur, puis développe la bannière;
3. exceptionnellement, le responsable des bannières accepte l’ajout d’une bannière au calendrier de l’année en cours, mais cela devrait être très exceptionnel, car les bannières ne sont pas un moyen privilégié de communication avec les membres.

Note : cette page a été discutée et approuvée par le conseil d’administration en novembre 2019.